Zuinig op persoonsgegevens

Ontmoetingscentrum Entree gaat op een zorgvuldige manier om met uw persoonsgegevens. Onze secretaris bewaakt dat de organisatie werkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Heeft u vragen of klachten? Het mailadres is secretaris@entreeamersfoort.nl.

Uw rechten, onze plichten

Wij zijn verplicht u te vertellen welke persoonsgegevens we van u vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt, met wie we de gegevens delen en hoe we de gegevens verwerken en bewaren. Wij gebruiken zo min mogelijk persoonsgegevens en verwerken deze op een veilige manier (binnen digitaal beveiligde omgeving).

Ontmoetingscentrum Entree verwerkt persoonsgegevens van zowel vrijwilligers, deelnemers als medewerkers. We lichten de reden per groep toe. De wettelijke grondslag op basis waarvan wij gerechtigd zijn uw persoonsgegevens op te slaan, is “Toestemming van de betrokken persoon”.

In dit kader vragen wij u uw handtekening voor toestemming om uw gegevens op te mogen slaan.

Vrijwilligers

Wij leggen de volgende gegevens vast:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Taken die de vrijwilliger uitvoert en tijdstippen
• Startdatum als vrijwilliger
• Einddatum als vrijwilliger

De gegevens worden niet met anderen gedeeld. Wel worden (geanonimiseerde) gegevens gerubriceerd bij het verantwoorden aan subsidiegevers. Voorbeelden zijn de verdeling over wijken of het aantal vrijwilligers die met jeugd werken.

Wij verwijderen de gegevens uiterlijk 6 maanden na de einddatum.

Deelnemers

Wij leggen de volgende gegevens vast:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• Land van herkomst
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Activiteiten waaraan de deelnemer meedoet en tijdstippen
• Reden van deelname
• Startdatum als deelnemer
• Einddatum als deelnemer
• Bankrekeningnummer (alleen indien een vrijwilligersvergoeding wordt gegeven)

Bij deelnemers die schoolgaand zijn leggen wij ook vast:

• Geboortedatum
• Schooltype
• Jaar
• Informatie die wij van de school of ouders hebben verkregen en die relevant is voor de betreffende activiteit
• Resultaten

Deze informatie is alleen beschikbaar voor de coördinatoren en de begeleidende vrijwilliger.

Wij delen informatie alleen na expliciete toestemming van de deelnemer of (in geval de deelnemer jonger dan 16 jaar is) van de ouder of verzorger.

Daarnaast worden (geanonimiseerde) gegevens gerubriceerd bij het verantwoorden aan subsidiegevers. Voorbeelden zijn de verdeling over wijken of verdeling over leeftijdsgroepen.

Wij verwijderen de gegevens uiterlijk 1 jaar nadat de deelname is beëindigd.

Betaalde medewerkers / stagiaires

Wij leggen de volgende gegevens vast:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Taken die de vrijwilliger uitvoert en tijdstippen
• Startdatum
• Einddatum
• Bankrekeningnummer (alleen indien betalingen plaatsvinden)
• Overeenkomsten / sollicitatie- en motivatiebrieven.

Wij verwijderen deze gegevens uiterlijk 2 jaar nadat de samenwerking is beëindigd. Een uitzondering zijn die gegevens waarvan de wettelijke bewaartermijn langer is. Die gegevens verwijderen we binnen 6 maanden na het verlopen van de bewaartermijn.

Vrienden van Entree / donoren

Wij leggen de volgende gegevens vast:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer (alleen indien een incasso-opdracht is gegeven)

Het is uiteraard mogelijk om anoniem schenkingen te doen.

Wij verwijderen deze gegevens uiterlijk 2 jaar na de laatste schenking.

Tot slot: uw rechten

Recht op informatie:	U heeft het recht om te vragen of wij persoonsgegevens van u hebben vastgelegd
Inzagerecht:	U heeft de mogelijkheid om te controleren of en op welke manier uw gegevens worden verwerkt.
Correctierecht:	Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan u een verzoek indienen om dit te corrigeren.
Recht van verzet:	U heeft het recht te vragen om zijn/ haar persoonsgegevens niet meer te verwerken.
Recht om vergeten te worden:	In geval waar u toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
Recht op bezwaar:	U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde belangen zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van uw rechten kan u een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail (secretaris@entreeamersfoort.nl) ingediend worden. Ontmoetingscentrum Entree heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Ontmoetingscentrum Entree laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de voorzitter van Ontmoetingscentrum Entree of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).